Data storytelling: sei consigli per raccontare un report aziendale

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Una piccola guida sul Data Storytelling, che dispensa consigli su come organizzare al meglio una presentazione per raccontare i risultati della tua azienda.

Come organizzare una presentazione aziendale?

Il “reporting squirrel” è un termine che definisce tutti quelli che realizzano report e presentazioni dati caotiche, poco chiari e per nulla efficaci. Per svolgere questo lavoro, infatti, saper raccogliere informazioni in giro per il web non basta, ma bisogna essere capaci di comunicare nel miglior modo possibile un messaggio preciso.

Arrivare al punto senza annoiare – per quello che è possibile – nessuno. Questo dovrebbe essere l’obiettivo di chi per lavoro si trova nella situazione di dover presentare un report di dati. Ma come si fa? Con il Data Storytelling. Scopriamo insieme cos’è.

Data Storytelling: cos’è?

Il data storytelling si basa sul raccontare una storia attraverso i dati, per riuscire ad essere coinvolgente anche se il materiale a nostra disposizione è di per sé difficile da comprendere. Non tutte le aziende riescono a comprendere a pieno l’utilità di questa disciplina, che invece potrebbero sfruttare per raccontare i risultati raggiunti.

Questo strumento, infatti, rimane ancora e spesso ad uso esclusivo degli addetti analitici del settore.

Per aiutarti col tuo lavoro, allora, abbiamo deciso di stilare una lista con dei consigli che potrebbero esserti utili, se ti trovassi nella situazione di dover preparare una lettura dei dati della tua azienda.

Non essere didascalico

Per organizzare una presentazione aziendale, bisogna utilizzare strumenti precisi e di raccolta dati come Power Point, Prezi, Key Note, ecc. Tuttavia, è assolutamente necessario evitare slide piene zeppe di informazioni, grafici con didascalie infinite, immagini accompagnate da troppi riquadri di testo, frasi lunghissime... perché annoiano e non riescono ad essere facilmente comprensibili.

Labor Limae: ometti tutto ciò che non è dispensabile

Gli antichi filologi romani utilizzavano un’espressione per indicare il lavoro di “perfezionamento” di un testo scritto, con l’omissione di tutto ciò che è superfluo: “labor limae”. Bisogna concentrarsi sui dati che servono davvero a raccontare i nostri risultati, altrimenti si rischia di perdere il filo del discorso e annoiare chi ci sta ascoltando.

Evita troppi ghirigori: less is more

Spesso, quando ci troviamo di fronte a una presentazione in Power Point tendiamo a riempirla di animazioni, immagini, intersezioni di forme, infografiche ecc… ma non c’è nulla di più sbagliato, perché si rischia di confondere il pubblico e di non riuscire a passare le informazioni essenziali. Ricordate: less is more.

Utilizza immagini al posto delle parole

Un’immagine, a volte, riesce ad esprimere un concetto e a farlo arrivare in maniera più incisiva delle parole. In fondo, la nostra spiegazione è già piena di parole: stiamo presentando dei dati, questo significa che stiamo parlando. A questo punto, dietro le nostre spalle, a supporto di ciò che stiamo raccontando, un’immagine potrebbe avere molta più efficacia.

Non usare banche immagini

Le foto prese dalle banche immagini sono finte. Troppo finte: pochissime coppie ventenni possono permettersi di vivere in attici luminosi, e le camicie delle persone che si trovano nell’ufficio sul grattacielo sono sempre troppo stirate per sembrare reali. Gli stock di foto allora non aiutano a raccontare storie. Perciò, è meglio evitarli.

Vai dritto al punto!

Fare una presentazione significa anche saper scegliere l’ordine degli argomenti nella maniera più funzionale possibile. Bisogna accompagnare con mano il lettore nella lettura di un report, farlo entusiasmare, coinvolgerlo, fargli scoprire i risultati, usando l’astuzia e dando priorità e rilievo alle informazioni più importanti.