La tecnologia è piombata in modo massiccio anche nelle nostre vite lavorative, soprattutto da quando lo smart working e il remote working sono stati sdoganati in moltissime realtà.
Inoltre, il Covid-19 e i conseguenti lockdown hanno portato necessariamente le aziende a innovare determinati processi che risultano obsoleti o ingestibili quando i dipendenti sono confinati a casa o lontani dall’ufficio.
Per questo motivo le necessità si sono modificate e, di conseguenza, c’è stata la nascita di piattaforme e portali per gestire i dipendenti in modo centralizzato e smart senza la presenza obbligatoria in ufficio e la mole di documenti cartacei che causano perdite di tempo e complicano la vita alle amministrazioni aziendali.
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Portale dipendenti
Il portale dipendenti è uno strumento che permette di snellire tutte quelle azioni in carico all’amministrazione, necessarie a mantenere aggiornati i documenti dei dipendenti e dell’azienda.
Spesso le aziende hanno necessità di recuperare dati in tempo reale e superare quelle noiose procedure di caricamento manuale con excel o altri moduli permette di limitare o eliminare gli errori dovuti all’inserimento dati, oltre che a limitare i costi.
Un portale dipendenti permette appunto di migliorare la gestione del personale facilitando l’invio, la ricezione e l’archiviazione dei documenti aziendali online con netto miglioramento dei tempi di scambio, gestione e sicurezza delle comunicazioni. In questo modo non è necessario dedicare delle risorse aggiuntive al rapporto e alle comunicazioni coi dipendenti, ma anzi si possono utilizzare risorse per altre attività più strategiche.
Un portale online è inoltre accessibile sia da parte dei dipendenti che dal datore di lavoro o dall’amministrazione da più piattaforme che siano app, tablet o pc, il che lo rende un comodo strumento per semplificare la gestione aziendale.
Gestione HR
Il portale, essendo accessibile ovunque, è una perfetta piattaforma HR per le risorse umane: in questo modo i dipendenti possono immediatamente segnalare le proprie assenze, i ritardi o le presenze lavorative anche lontano dall’ufficio. Inoltre, permette alle Risorse umane di gestire e verificare i dati sia da remoto che in sede in tempo reale senza l’utilizzo del classico badge in modo da monitorare entrate, uscite, presenze e assenze con alta precisione.
La piattaforma può inoltre avere alcune caratteristiche utili per snellire varie procedure, tra cui quelle di inserimento di nuovo personale (onboarding aziendale), gestione dei turni e delle sedi, il tracciamento delle ore dei dipendenti giorno per giorno (il cosiddetto Timesheet).
Alcune piattaforme permettono anche, andando oltre il semplice onboarding, di gestire la formazione aziendale nello stesso sistema HR, dove poter caricare documenti e materiali o seguire corsi e webinar.
Per concludere, alcune piattaforme particolarmente complete permettono anche di gestire la ricerca e selezione di nuove risorse e personale.
