Il Time Management è la capacità di gestire il tempo utilizzando una gamma di abilità, strumenti e tecniche per gestire efficacemente attività, progetti, obiettivi e programmi.
Gestire bene il tuo tempo può aiutarti a migliorare la tua carriera. Organizzare ogni giorno ti aiuta a completare il lavoro in tempo, a rimanere impegnato durante le riunioni importanti e a darti spazio per essere creativo e proattivo nei tuoi compiti. In parole povere, il time management aiuta a lavorare in modo intelligente per aumentare la produttività.
Avere forti capacità di gestione del tempo può alla fine portare a raggiungere obiettivi chiave e ad avanzare nella tua posizione.
Skills da imparare per un buon time management
Pianificazione efficace
Organizza la tua giornata con largo anticipo, prepara una lista di cose da fare. Annota le attività importanti che devono essere svolte in un solo giorno rispetto al tempo che dovrebbe essere assegnato a ciascuna attività. Il lavoro ad alta priorità dovrebbe essere al primo posto, seguito da quelli che al momento non hanno bisogno di molta della tua importanza. Completa le attività in sospeso una per una. Non iniziare un nuovo lavoro a meno che tu non abbia terminato il tuo compito precedente. Spunta quelli che hai già completato. Assicurati di completare le attività pianificate entro il periodo di tempo deciso.
Impostazione delle scadenze
Stabilisci delle scadenze per te stesso e sforzati di completare le attività prima delle scadenze. Non aspettare che i tuoi superiori te lo chiedano ogni volta. Impara a prendere possesso del lavoro. Una persona che può fissare meglio le scadenze sei tu stesso. Chiediti quanto tempo devi dedicare a un compito particolare e per quanti giorni. Usa un pianificatore per segnare le date importanti rispetto alle scadenze stabilite.
Delega responsabilità
Impara a dire “no” sul posto di lavoro. Non fare tutto in autonomia. Ci sono anche altre persone. Non si dovrebbe accettare qualcosa che sa essere difficile. I ruoli e le responsabilità devono essere delegati in base all’interesse e alla specializzazione dei dipendenti affinché possano finire i compiti entro le scadenze. Una persona che non ha conoscenza di qualcosa ha bisogno di più tempo di qualcuno che conosce bene il lavoro.
Assegnare priorità alle attività
Assegna la priorità ai compiti in base alla loro importanza e urgenza. Conosci la differenza tra lavoro importante e urgente. Identificare quali attività dovrebbero essere eseguite entro un giorno, che dovrebbero essere eseguite tutte entro un mese e così via. I compiti più importanti dovrebbero essere eseguiti prima.
Trascorrere il tempo giusto per l’attività giusta
Sviluppa l’abitudine di fare la cosa giusta al momento giusto. Il lavoro fatto al momento sbagliato non serve a molto. Non sprecare un giorno intero in qualcosa che può essere fatto in un’ora o giù di lì. Se le skills che abbiamo analizzato in precedenza saranno messe in pratica efficientemente, allora anche quest’ultima sarà utile per lavorare in modo intelligente per aumentare la produttività.
Perché queste skills sono importanti per il time management?
Le skills di gestione del tempo sono cruciali poichè collaborano a strutturare il tuo lavoro in un modo che ti permetta di raggiungere gli obiettivi che ti sei prefissato.
Lavorare in modo intelligente per aumentare la produttività, ti consente inoltre di avere spazio per essere creativo e proattivo con i tuoi obiettivi. Quando hai un tempo specifico riservato per completare le tue attività, puoi anche concedere del tempo per pensare al quadro generale per te e la tua azienda.
Altre tecniche per il time management
Molte tecniche popolari di time management si basano su approcci pratici che mirano a completare le attività entro un periodo di tempo specifico e in un modo specifico. Nel corso degli anni sono emerse diverse metodologie che aiutano a migliorare le capacità di gestione e ad aumentare l’efficienza. Degli esempi possono essere: la tecnica del pomodoro, la matrice di Eisenhower, il GDT (Getting Things Done) e così via.
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